« Guide de bonnes pratiques pour optimiser son télétravail »
Certains y sont habitués et y tiennent, pour d’autres, c’est totalement nouveau! Fonctionner en télétravail peut paraître évident puisqu’il s’agit d’une pratique à domicile. Pour autant, certaines règles toutes simples peuvent nous aider à l’optimiser et à nous rendre plus efficace et motivé.
Dans le contexte actuel, nous devons tenir compte d’un paramètre plus petit que nous mais qui prend pourtant beaucoup de place: nos enfants 😉
Alors, comment s’organiser dans son télétravail tout en préservant l’équilibre familial?
Je vous propose quelques clés qui je l’espère pourront vous être utiles.
1- Aménager son espace de télétravail
-Parfois, c’est la cuisine, un coin de la table de la salle à manger que l’on partage avec le conjoint et les enfants. D’autres auront la chance d’avoir un espace bureau prévu à cet effet.
-Se définir un espace dédié au travail chez soi quand c’est possible et dans lequel on se sente bien parait primordial: même si l’espace est petit, il peut être un minimum décoré, cosi, lumineux, tranquille, chaleureux (plante verte, cadre, fenêtre, photo…)
-Ne pas bâcler l’aménagement de cet espace sous prétexte que c’est provisoire, il est essentiel d’y avoir ses marques. On en a probablement pour plusieurs semaines.
-Certains opteront pour un espace intérieur “nomade”, d’autres vont s’installer à l’extérieur avec les beaux jours qui arrivent (veiller à régler la luminosité de l’écran); l’essentiel est de s’y sentir bien!
-Ranger cet espace tous les jours : ça parait basique, mais ce n’est pas parce que le bureau n’est pas visible aux autres qu’on doit laisser tout traîner. On reprendra avec d’autant plus de clarté le lendemain.
-Désinfecter clavier, souris, bureau (particularité du moment)
2- Se mettre en conditions
-S’habiller « normalement », ne pas rester en pyjama et les cheveux ébouriffés (gênant pour les Skype). Sans obligation de mettre le costume cravate ou les talons aiguilles, quoi que…
-Se préparer “comme d’habitude” en accomplissant les “petits travaux” dans la salle de bain pour se sentir bien dans ses baskets! Le parfum, c’est pour les autres et aussi pour soi, non?
-S’accorder des temps de pause, prendre un thé ou un café, prendre le temps de déjeuner pour faire une coupure.
-S’obliger à bouger : vidéos en ligne de gym, fitness, yoga, faire tapis de course…Ce n’est pas parce qu’on travaille à la maison que l’on doit se laisser aller et rester en mode pantoufles toute la journée 😉
PS: on pense aussi à son conjoint.
3- Les kids!!
On est bien d’accord, c’est loin d’être simple pour tout le monde.
-Quand ils sont en âge de comprendre, prendre le temps d’expliquer aux enfants, fermement, formellement et positivement ce qui se passe et ne pas juste considérer qu’ils sont censés avoir tout compris parce qu’ils ne vont plus à l’école ou qu’ils ont entendu les infos d’une oreille. La situation est nouvelle et bouleversante pour nous, elle l’est pour eux aussi. Seul le dialogue permettra de vérifier ce qu’ils perçoivent pour ensuite leur demander de respecter certaines règles. Donc, avec tous les membres du foyer :
-expliquer la situation aux enfants (causes, état actuel, conséquences)
-les impliquer : leur demander ce qu’ils suggèrent comme organisation: Brainstorming, Mindmapping (ou carte mentale) en famille.
-définir des règles, poser le cadre = donner des repères
-les formaliser (on peut être créatif !!) = post-it sur le frigo, dessins des enfants, afficher le mindmapping, y mettre des couleurs, des émoticônes…
-les faire valider individuellement
-Fixer avec eux des créneaux aussi précis que possible pour “l’école à la maison”.
-Prendre le temps d’être en veille sur les nouveaux outils en ligne en termes de pédagogie et instructions (cours en ligne sur France 4, l‘intégrale du Père Castor, France Inter – la playlist zen pour toute la famille, Yoga en ligne…)
Il n’y a plus qu’à appliquer, courage!
4- Gérer son temps et son organisation
-Se fixer des créneaux tout en gardant une certaine flexibilité.
-Se faire un planning journalier, organiser son agenda comme si on était en entreprise, se fixer des objectifs concrets : Outlook, agenda Apple, fichier Excel…
-Se coordonner au maximum avec son conjoint pour se passer le relais pour les enfants et accorder à chaque parent des moments individuels pour travailler ou pour bouger.
-Essayer de faire une seule chose à la fois (le plus dur) pour s’astreindre à une qualité de présence pour les autres et pour ce qu’on fait.
-Utiliser à bon escient le temps gagné dans les transports et par les sollicitations habituelles sur le lieu de travail (même si certaines sont remplacées aujourd’hui par d’autres) pour vous octroyer du temps spécifiquement dédié à votre bien-être; cela ne renforcera que votre efficacité professionnelle: méditation, micro-sieste (max 20mn), sport en ligne.
5- Soigner sa communication
En ces temps particuliers, on est privé de lien physique avec notre entourage professionnel (et familial bien sûr). La communication est toujours aussi importante pour garder un lien social, voire davantage, elle est juste différente! Nous devons l’adapter pour garder du lien et de l’efficacité professionnelle.
-Veiller à garder la communication avec le reste de la société, ne pas se couper du monde parce que l’on est en télétravail.
-Exploiter les moyens modernes de communication et notamment les visios, Skype, Facetime. On a même le droit de garder de l’humour et de la sympathie, même si on n’est pas géographiquement proche 😉
-Organiser une réunion uniquement dédiée à l’organisation et la nouvelle méthodologie à mettre en place au niveau de l’équipe ou d’un projet: quels canaux de communication, à quelle fréquence, comment s’y préparer, qu’est-ce qu’on attend de chacun? Pensez à la méthode QQOQCP : Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? (Combien ?) Pourquoi ?
-Pour ceux qui ont besoin d’être plus encadré, gardez le contact très régulier avec votre supérieur pour rendre des comptes, demander des retours, des conseils et veiller à garder la bonne marche : penser au Feedback !
-Pour les managers, je suggère d’être à l’origine de prises de contacts régulières pour faire un « état des lieux », faire un point sur la journée. Votre équipe a certainement besoin d’être encadrée, rassurée et encouragée.
So, Keep in touch!
6- Booster sa motivation
Travailler seul et isolé.e n’est pas chose évidente pour tout le monde. Votre chef et vos collègues ne sont plus à côté de vous pour vous motiver, hors de question de se laisser aller!
-Pratiquer l’autosuggestion positive peut s’avérer nécessaire : coller des post-it de couleurs sur son espace de travail (avec tous les avantages que l’on peut y trouver ) pour se rebooster plutôt que de broyer du noir.
Ex : « j’ai gagné en performance, je suis fier.e de moi »
« j’ai relevé mon défi d’hier à clôturer mon dossier dans les temps, yess ! »
« je savoure ce silence et cette tranquillité »
« finalement c’est pas si mal 😉 »
« mieux organisé qu’hier, moins bien que demain »
« quand je pense à tout le budget carburant que j’économise ! »
«plus productif et plus présent.e, j’arrête ENFIN de culpabiliser pour mes enfants »
«plus d’excuse pour ne plus bouger, le temps de trajet devient mon créneau sport »
-Fixez-vous des objectifs précis, des mini-challenges!
-Penser à créer des réseaux, des groupes WhatsApp, sur Messenger pour prendre des nouvelles des autres et vous motiver réciproquement.
Pour ma part, je travaille de chez moi et j’ai grand plaisir à le faire, même si bien entendu, j’ai hâte de rencontrer à nouveau tout mon entourage!
En attendant, l’activité de Coach’Mi – Business et Bien-être continue grâce aux moyens modernes de communication me permettant d’assurer mes coachings et mes entretiens d’audit par Skype, mes formations en vision conférence et d’écrire !
Pour le reste, tout reprendra son cours en temps opportuns 😉
Et puis, STOP à la culpabilité, vous faites ce que vous pouvez et certainement de votre mieux. N’oubliez pas que la situation est exceptionnelle et extraordinaire pour tout le monde. La tolérance envers les autres et surtout vis-à-vis de soi-même est de rigueur, en harmonie avec l’exigence et le sens des responsabilités qui s’imposent dans un contexte expérimental et complexe.
Profitez de cette pause salutaire pour la Planète, pour POSER LES CHOSES tranquillement, vous réorganiser, vous ressourcer et vous rééquilibrer autant que possible.
Prenez soin de vous et de vos proches.
A très bientôt!!
Mireille
#restezchezvous
